Чтобы получить полное представление о работе онлайн-кассы, потребуется разделить операцию (цикл обращения) на этапы. Рассмотрим в деталях каждый, чтобы посетители нашего сайта смогли понять, как пользоваться онлайн-кассой, какие манипуляции в точности совершать.
Ввод первичных данных
На этом этапе применяются такие компоненты, как:
- встроенная/внешняя клавиатура;
- сканер штрих-кодов (если нужно ускорить процесс);
- дисплей, отражающий кодировку.
Кассир подносит товар к считывающему устройству или вводит код вручную. Информация попадает в систему со специализированным программным обеспечением, которое может быть фирменным или сторонним. Программа формирует предварительный чек, кассир называет сумму, принимает деньги от покупателя (по карте или наличные). Покупатель имеет право сообщить кассиру свой номер телефона или адрес почты для получения электронной копии чека.
Функции онлайн-кассы:
Фискализация
На следующем этапе в дело вступают фискальный накопитель данных и вычислительный модуль, располагающийся непосредственно в устройстве или системном блоке ПК. После получения денег от покупателя работник дает команду ПО о фискализации оплаты. Сразу же платежные сведения поступают в память и зашифровываются.
Формирование чека
Здесь к фискальному накопителю добавляется чековый принтер. Как только электронная версия платежного документа поступает в регистратор, на принтер подается команда распечатать бумажную версию. Управление принтером выполняется при помощи вычислительных подсистем.
Отправка сведений ОФД
После фиксации операции и выдачи чека фискальные данные передаются оператору. Там обрабатываются, подтверждаются и перенаправляются ФНС. Следует отметить, что электронная копия платежного документа отправляется покупателю также при участии ОФД. Но это происходит только в том случае, если покупатель оставил контактную информацию при совершении сделки.
Подтверждение получения информации адресатом
Можно сказать, что эта операция соответствует цепочке «касса – ОФД», но только наоборот. После приема сведений оператор подтверждает факт того, что информация получена, распознана и будет обработана для отправки в налоговую службу.
Правила работы с онлайн кассами: сроки, которые нужно соблюдать
В начале каждого операционного дня кассир формирует отчет начала смены, в завершении дня о закрытии. Если с момента открытия смены прошло более 24-х часов, программа автоматически блокирует возможность фискализации данных. Автономная работа без подключения к интернету возможна только на протяжении 30-ти дней.
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы. Максимальный период службы – 36 месяцев. После замены накопитель хранится владельцем на протяжении пяти лет, после чего может быть утилизирован.